Một đơn 200 áo mà sai size 15 người là đủ khiến cả phòng nhân sự đau đầu. Việc lấy số đo may đồng phục số lượng lớn không khó, nhưng cần một quy trình rõ ràng thì mới gom đủ, gom đúng và tránh phải may bù. Bài viết này chia sẻ cách thu size cho cả công ty một cách gọn gàng, kèm mẫu form và nguyên tắc đặt dư mà Xanh Uniform vẫn áp dụng cho khách đoàn.
1. Hai cách lấy số đo phổ biến
Tùy quy mô và vị trí địa lý của nhân sự, bạn chọn một trong hai cách, hoặc kết hợp cả hai. Mỗi cách có điểm mạnh riêng.
| Cách lấy size | Phù hợp khi | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Thử áo size mẫu | Nhân sự tập trung một văn phòng | Chính xác nhất, ai cũng mặc thử | Cần xưởng gửi bộ áo mẫu nhiều size |
| Tự đo theo hướng dẫn | Nhiều chi nhánh, làm từ xa | Nhanh, không cần gặp mặt | Phải có hình minh họa rõ ràng |
| Khai theo bảng quy đổi | Đơn gấp, áo thun co giãn | Rất nhanh | Dễ lệch với người ngoại cỡ |
2. Bộ áo size mẫu: cách an toàn nhất
Với đơn lớn, cách chắc ăn nhất là mượn xưởng một bộ áo mẫu đủ các size từ S đến 3XL, đặt ở khu vực chung và cho nhân viên thử trong vài ngày. Mỗi người mặc vào, soi gương, rồi ghi đúng size mình thấy vừa nhất. Cách này loại bỏ gần hết sai số do đo sai hay khai nhầm.
Tổ chức buổi thử áo gọn gàng
- Phân ca theo phòng ban: mỗi phòng thử trong một khung giờ để không chen chúc.
- Có người trực ghi nhận: một nhân sự đứng ghi tên và size ngay tại chỗ, tránh quên.
- Chụp lại ca khó: với người phân vân giữa hai size, chụp ảnh mặc thử gửi xưởng tư vấn.
3. Mẫu form thu size cho cả công ty
Nếu nhân sự rải nhiều nơi, hãy dùng một biểu mẫu online (Google Form hoặc Excel chia sẻ). Form càng đơn giản, tỷ lệ điền đủ càng cao. Các cột cần có:
| Cột thông tin | Vai trò |
|---|---|
| Họ tên + mã NV | Đối chiếu khi giao áo |
| Phòng ban | Phân loại khi đóng gói |
| Size áo (đã thử) | Dữ liệu chính để cắt |
| Size quần / chân váy | Nếu đồng phục có quần |
| Ghi chú đặc biệt | Người ngoại cỡ, may riêng |
Đặt hạn chót rõ ràng và nhắc hai lần. Kinh nghiệm là luôn có 5–10% nhân sự điền muộn, nên cộng thêm vài ngày đệm vào kế hoạch.
Hướng dẫn tự đo cần rõ ràng
Nếu buộc phải để nhân viên tự đo, đừng chỉ ghi vỏn vẹn dòng chữ đo vòng ngực, vòng eo. Hãy kèm hình minh họa hoặc một đoạn video ngắn chỉ rõ vị trí đặt thước, đo sát hay đo rộng một chút, mặc áo mỏng khi đo. Sai số khi tự đo phần lớn đến từ việc mỗi người hiểu một kiểu, nên càng cụ thể hóa cách đo, dữ liệu thu về càng đáng tin. Khuyến khích nhân viên nhờ người khác đo hộ thay vì tự đo một mình, kết quả sẽ chính xác hơn nhiều.
Bí quyết để form được điền đầy đủ
Một form đẹp mà không ai điền thì cũng vô nghĩa. Hãy giải thích ngắn gọn vì sao cần thông tin này, đặt deadline cụ thể chứ không nói chung chung, và nhờ trưởng các phòng ban nhắc nhở thành viên. Với nhân sự ít rành công nghệ, chuẩn bị sẵn bản giấy để họ điền tay rồi nhập hộ. Kinh nghiệm thực tế cho thấy chiến dịch thu size diễn ra gọn nhất khi có một người duy nhất đứng ra điều phối và chịu trách nhiệm tổng hợp cuối cùng, thay vì để mỗi phòng tự gửi rời rạc.
4. Nguyên tắc đặt dư tránh thiếu áo
Đặt vừa khít số nhân sự là sai lầm kinh điển. Luôn nên đặt dư một lượng nhỏ để dự phòng người mới, áo hỏng, hoặc ai đó đổi size sau khi nhận. Tỷ lệ dư hợp lý phụ thuộc quy mô.
- Dư theo size phổ biến: dồn lượng dự phòng vào các size hay dùng như M, L, XL.
- Giữ lại bộ mẫu: đừng trả hết áo mẫu, giữ vài cái làm chuẩn cho đợt sau.
- Tính trước nhân sự mới: nếu công ty đang tuyển, ước lượng số tuyển trong quý tới.
5. Xử lý người ngoại cỡ và yêu cầu riêng
Trong mọi đoàn đều có vài người không vừa bảng size tiêu chuẩn. Đừng ép họ mặc size gần đúng — vừa khó coi vừa khó chịu cả ngày. Tách nhóm này ra, đo số đo chi tiết và báo xưởng may riêng theo thông số. Khi đo, hãy ghi đủ các thông số quan trọng như vòng ngực, vòng eo, vòng mông, dài tay và dài áo, đồng thời lưu ý sở thích mặc rộng hay ôm của từng người. Chi phí may riêng tùy số lượng và kiểu dáng, bạn nên liên hệ để được tư vấn cụ thể.
6. Tổng kết quy trình thu size hiệu quả
Tóm lại, một chiến dịch lấy số đo cho đơn lớn nên đi theo trình tự: chọn cách thu phù hợp với cách bố trí nhân sự, ưu tiên cho mặc thử áo size mẫu, dùng một form gọn để gom dữ liệu, cộng thêm lượng đặt dư hợp lý và xử lý riêng các trường hợp ngoại cỡ. Làm đúng các bước này, bạn gần như loại bỏ được rủi ro thiếu áo hay sai size hàng loạt — vốn là nỗi ám ảnh lớn nhất của mọi đơn đồng phục số lượng.
Câu hỏi thường gặp
Lấy size cho công ty nhiều chi nhánh thì làm sao?
Gửi bộ size mẫu luân phiên qua từng chi nhánh, hoặc dùng form tự đo kèm video hướng dẫn. Mỗi chi nhánh cử một đầu mối tổng hợp rồi gửi về.
Có nên cho nhân viên tự khai size không?
Có thể, nhưng nên kèm bảng quy đổi và áo mẫu để họ đối chiếu. Tự khai theo trí nhớ là nguyên nhân sai size nhiều nhất.
Đặt dư bao nhiêu là hợp lý?
Tùy quy mô, thường dư một phần nhỏ và dồn vào size phổ biến. Liên hệ Xanh Uniform để được tư vấn tỷ lệ dư theo đặc thù đơn của bạn.
Lỡ thu thiếu size, may bù được không?
Được, nhưng đơn bù nhỏ thường lâu hơn theo tỷ lệ và khó khớp y hệt lô đầu nếu cách nhau lâu. Vì vậy nên thu kỹ ngay từ đầu.
Thu size bài bản là bước nền cho cả đơn hàng suôn sẻ. Tham khảo thêm cách chọn size đồng phục chuẩn và quy trình đặt may đồng phục theo yêu cầu để chuẩn bị trọn vẹn. Cần hỗ trợ gửi bộ size mẫu, hãy liên hệ Xanh Uniform hoặc gọi 0921 889 899 để được tư vấn.
